Onboarding nieuwe medewerkers zonder telkens opnieuw te beginnen
Elke maand nieuwe flexkrachten aan de lijn? Dan begint het inwerken iedere keer opnieuw, en dat kost jouw teamleiders onnodig veel tijd.
De uitdaging begint zodra een nieuwe medewerker de productievloer op stapt. Een teamleider moet tijd vrijmaken, een ervaren collega moet uitleg geven en iemand moet controleren of de basisinstructies goed zijn begrepen. En dat terwijl de productie gewoon doorgaat.
Bij een hoge doorstroom herhaalt dat proces zich iedere maand opnieuw. Bovendien kan de uitleg per teamleider of collega verschillen. Wat de ene medewerker op dag één leert, hoeft daardoor niet precies hetzelfde te zijn als wat de volgende medewerker hoor.
Goede onboarding van nieuwe medewerkers vraagt daarom niet alleen om een goed inwerkprogramma. Het vraagt ook om een manier van werken die schaalbaar is.
Waarom onboarding op de werkvloer lastig schaalbaar is
Nieuwe medewerkers leren veel op de werkvloer. Ze moeten niet alleen weten wat hun taak is, maar ook hoe ze die veilig en volgens de juiste werkwijze uitvoeren.
Denk aan een medewerker die voor het eerst aan een productielijn staat. Waar moet je beginnen? Welke onderdelen van de lijn zijn belangrijk? Hoe voer je een handeling uit? En wat doe je als je iets niet meer precies weet?
Die eerste uitleg krijgen nieuwe medewerkers vaak van een teamleider of ervaren collega. Zij kennen het proces en kunnen nieuwe medewerkers voordoen hoe het werkt.
Dat heeft een voordeel: de medewerker krijgt uitleg die direct aansluit op de praktijk. Tegelijkertijd kost het iedere keer opnieuw tijd. En niet iedere collega legt een handeling op precies dezelfde manier uit.
Daardoor is het lastig om iedere nieuwe medewerker dezelfde basis mee te geven. De uitleg is afhankelijk van wie op dat moment tijd heeft om iemand in te werken, terwijl nieuwe medewerkers juist snel zelfstandig en volgens de juiste werkwijze moeten kunnen werken.
Maak van inwerken geen herhaling voor de teamleider
Je hoeft niet iedere nieuwe medewerker alles opnieuw vanaf nul uit te leggen. Een deel van de basisinformatie kun je beschikbaar maken op een manier die medewerkers zelfstandig kunnen gebruiken.
Daar komt de Skillcircle in beeld:
De Skillcircle bestaat uit korte 3D-trainingen die flex- en vaste medewerkers helpen om praktische werkzaamheden op de productievloer snel, veilig en zelfstandig uit te voeren en zich verder te ontwikkelen. De 3D-trainingen zijn ontwikkeld door MetaChef samen met Labour Power Company (LPC).
In plaats van alleen te vertellen hoe iets moet, laat het de medewerker zien hoe een werksituatie, machine of handeling eruitziet. De medewerker staat daarbij niet letterlijk naast een teamleider, maar krijgt de werkomgeving via de smartphone aangeboden.
Zo kan een medewerker de training op ieder moment opnieuw bekijken wanneer dat nodig is.
Van uitleg naar beeld
Voor iemand die nieuw is op een productielijn kan een mondelinge uitleg veel informatie tegelijk bevatten. Een teamleider kan vertellen welke stappen iemand moet volgen, maar daarna moet de medewerker die uitleg zelf vertalen naar wat er voor hem of haar staat. Met 3D-trainingen kun je die stap kleiner maken.
Een medewerker ziet de werkomgeving en krijgt inzicht in de handeling die daarbij hoort. Via de Skillcircle leert de medewerker alles over persoonlijke verzorging, productveiligheid, kwaliteit, logistieke werkzaamheden en veiligheid op de werkvloer. Daardoor sluit de instructie direct aan op de praktijk waarvoor de medewerker wordt ingewerkt.
Dat is vooral relevant wanneer medewerkers verschillende talen spreken. De Skillcircle is juist ontwikkeld voor situaties waarin taalvariatie een rol speelt. Alle trainingen zijn meertalig beschikbaar.
De instructie blijft bovendien beschikbaar nadat iemand voor het eerst is ingewerkt. Als een medewerker later twijfelt over een handeling, kan de informatie opnieuw worden bekeken, gewoon vanaf de eigen smartphone.
Wat betekent dit voor jouw onboarding?
Een goede onboarding van nieuwe medewerkers hoeft niet te betekenen dat een teamleider iedere stap persoonlijk uitlegt.
De basis van een proces kun je vooraf op een vaste manier aanbieden. De medewerker krijgt daarmee een eerste beeld van de werkzaamheden, terwijl de teamleider zich kan richten op de begeleiding die alleen op de werkvloer kan plaatsvinden.
Dat verandert ook de rol van de teamleider. In plaats van steeds dezelfde basisinformatie te herhalen, ontstaat er meer ruimte om mee te kijken met de medewerker en vragen te beantwoorden.
De persoonlijke begeleiding verdwijnt dus niet. Je zet die juist in op het moment waarop die de meeste waarde heeft.
Eén manier van inwerken, ook als je team steeds verandert
Bij een hoge doorstroom is het belangrijk dat nieuwe medewerkers niet volledig afhankelijk zijn van wie er op dat moment dienst heeft.
De ene teamleider kan een bepaalde handeling anders uitleggen dan de andere. Een ervaren medewerker legt misschien uitgebreid uit waarom een bepaalde stap belangrijk is, terwijl een andere collega vooral vertelt wat er moet gebeuren.
Door de basisinstructie vast te leggen in korte 3D-trainingen, creëer je een vaste basis voor het inwerken. Dat helpt om kennis toegankelijk te maken voor nieuwe medewerkers, ook wanneer de samenstelling van een team regelmatig verandert.
Voor HR betekent dat een onboardingproces dat minder afhankelijk is van individuele collega's. Voor de teamleider betekent het minder herhaling. En voor de nieuwe medewerker betekent het een manier om informatie op het moment zelf te bekijken en opnieuw te raadplegen.
Onboarding van nieuwe medewerkers die aansluit op de werkvloer
De Skillcircle is ontwikkeld voor food, agro en industrie. Juist daar komen situaties voor waarin nieuwe flexkrachten snel hun weg moeten vinden op de werkvloer en waarin medewerkers met verschillende achtergronden samenwerken.
Het doel is niet om de menselijke begeleiding te vervangen. Het doel is om de basis van het inwerken slimmer beschikbaar te maken.
Zo wordt de onboarding van nieuwe medewerkers een proces dat niet iedere keer opnieuw hoeft te beginnen. Iedere medewerker krijgt dezelfde basisuitleg, terwijl de teamleider meer tijd overhoudt voor de begeleiding op de werkvloer.
Zien is begrijpen.
Wil je nieuwe medewerkers sneller en op een vaste manier inwerken? Lees dan meer over de Skillcircle.