Een inwerkprogramma voor de productievloer legt vast wat een nieuwe medewerker leert, wie daarbij begeleidt en wanneer iemand zelfstandig aan de slag kan. Bij een ploeg met wisselende krachten komt daar een belangrijke voorwaarde bij: het programma moet werken, ongeacht wie er bij die dienst staat.
Wat is een inwerkprogramma?
Een inwerkprogramma is een vast plan voor het inwerken van een nieuwe medewerker. Het beschrijft welke onderwerpen en handelingen aan bod komen, wie de medewerker begeleidt en hoe je controleert of de instructies zijn begrepen.
Op de productievloer gaat het daarbij om heel praktische zaken. Denk aan het dragen van de juiste werkkleding, de looproute door de fabriek, veilig bewegen over de vloer en het uitvoeren van de eerste handelingen aan de lijn.
Daarbij is het niet genoeg om alleen af te tekenen dat iemand een instructie heeft gehad. Je wilt ook weten of de medewerker begrijpt wat hij moet doen en het veilig kan uitvoeren.
Waarom werkt een standaard inwerkprogramma niet altijd bij wisselende ploegen?
Veel inwerkprogramma’s gaan uit van één vaste begeleider en een duidelijke eerste werkweek. Op een productievloer met veel flexkrachten werkt dat vaak anders.
Nieuwe medewerkers starten verspreid over de maand. De ene dag staat een andere teamleider op de ploeg dan de volgende dag. En ondertussen moet de productie gewoon doorgaan.
Ook de taal kan een rol spelen. Niet iedere medewerker leest of spreekt even makkelijk Nederlands. Een geprinte instructie of een korte mondelinge uitleg is dan niet altijd voldoende.
Het risico is dat de uitleg afhankelijk wordt van de persoon die op dat moment iemand inwerkt. De ene teamleider legt uitgebreid uit waarom een bepaalde stap belangrijk is, terwijl een andere vooral vertelt wat er moet gebeuren.
Zo kunnen twee medewerkers die kort na elkaar starten met een verschillende basis aan het werk gaan.
Drie bouwstenen voor een effectief inwerkprogramma
Een goed inwerkprogramma voor wisselende krachten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Drie dingen maken het verschil.
1. Leg de vaste basis één keer goed vast
Alles wat iedere nieuwe medewerker moet weten, kun je vooraf vastleggen. Denk aan kleding, persoonlijke hygiëne, veiligheidsregels en de belangrijkste routes op de productievloer.
Maak deze informatie beschikbaar op het moment dat de medewerker hem nodig heeft, bijvoorbeeld op de telefoon en in verschillende talen.
Door gebruik te maken van een inwerkprogramma met 3D trainingen kun je een handeling visueel uitleggen. De medewerker ziet wat hij moet doen, in plaats van alleen een tekst over de handeling te lezen.
De Skillcircle van MetaChef en Labour Power Company is hier een voorbeeld van. De korte 3D-trainingen zijn ontwikkeld om medewerkers praktisch voor te bereiden op hun werkzaamheden.
2. Gebruik de teamleider voor de praktijk
Niet alles kun je digitaal uitleggen. Een nieuwe medewerker moet uiteindelijk naast de lijn staan, de handeling uitvoeren en feedback krijgen.
Daar ligt de rol van de teamleider of ervaren collega. Als de basis al eerder is uitgelegd, kan de tijd op de werkvloer worden gebruikt voor voordoen, oefenen, vragen beantwoorden en corrigeren.
Zo hoeft de teamleider niet iedere keer vanaf het begin dezelfde uitleg te geven.
3. Controleer of de instructie is begrepen
Een medewerker kan een instructie hebben bekeken zonder precies te weten wat hij moet doen.
Een korte kennischeck helpt om dat verschil zichtbaar te maken. Zo weet je welke onderdelen goed zijn begrepen en waar extra uitleg nodig is.
Je kunt de voortgang bovendien vastleggen, zodat je later kunt terugzien welke instructies iemand heeft doorlopen.
Voorbeeld: een inwerkprogramma voor de eerste twee weken
Een inwerkprogramma hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is wat iemand leert, wie begeleidt en wanneer wordt gecontroleerd of de instructie is begrepen. 3D-trainingen kunnen daarbij een deel van de vaste basisuitleg overnemen. Zo hoeft een teamleider niet iedere nieuwe medewerker opnieuw dezelfde praktische instructies te geven.
Dag 0: Voor de eerste werkdag
HR of de planner geeft de nieuwe medewerker praktische informatie over de eerste werkdag. Denk aan werktijden, kleding en algemene afspraken. De medewerker kan vooraf al starten met de eerste 3D-trainingen uit de Skillcircle. Daarin worden praktische werkzaamheden en instructies stap voor stap uitgelegd. Door de combinatie van beeld, animatie en korte uitleg krijgt iedere nieuwe medewerker dezelfde basis mee.
Dag 1: Kennismaken met de werkvloer
De teamleider ontvangt de medewerker en geeft een rondleiding over de productievloer. Daarbij komen onder andere de kleding- en hygiëneregels, looproutes, nooduitgangen en de routes van heftrucks aan bod.
Onderwerpen die iedere medewerker op dezelfde manier moet kennen, kunnen ook in een 3D-training worden aangeboden. De medewerker kan de instructie bekijken op een smartphone, tablet of ander geschikt apparaat. Sluit de eerste uitleg af met een korte kennischeck.
Daarna neemt de medewerker een kijkje bij de eigen werkplek. Een ervaren collega laat zien hoe de werkzaamheden in de praktijk worden uitgevoerd.
Dag 2 en 3: Zelf oefenen
De medewerker gaat onder begeleiding zelf aan de slag. De ervaren collega richt zich vooral op de handelingen die je alleen goed op de werkvloer kunt leren.
Voor de vaste instructies kan de medewerker de 3D-training opnieuw doorlopen. Bijvoorbeeld wanneer iemand niet meer precies weet welke stappen bij een bepaalde handeling horen. Zo kan een medewerker de instructie er zelfstandig opnieuw bij pakken wanneer dat nodig is.
De teamleider of ervaren collega hoeft daardoor minder tijd te besteden aan het herhalen van dezelfde basisuitleg en kan zich richten op oefenen, vragen beantwoorden en corrigeren.
Dag 4 en 5: Steeds zelfstandiger werken
De medewerker voert de werkzaamheden steeds zelfstandiger uit. De teamleider controleert of de handelingen goed en veilig worden uitgevoerd. Aan het einde van de week volgt een korte kennischeck. Daarbij wordt niet alleen gekeken of de medewerker de 3D-training heeft bekeken, maar vooral of de belangrijkste instructies zijn begrepen en goed kunnen worden toegepast.
Week 2: Herhalen en verdiepen
In de tweede week ligt de nadruk op herhaling en verdieping. De medewerker kan aanvullende 3D-trainingen volgen over werkzaamheden, kwaliteitscontroles of situaties die minder vaak voorkomen.
De teamleider gebruikt de tijd vooral voor de onderdelen die extra uitleg of oefening op de werkvloer vragen. De vaste basisinstructies blijven beschikbaar, zodat de medewerker deze ook later opnieuw kan bekijken.
Zo ontstaat een combinatie van digitale instructie en begeleiding op de werkvloer: de 3D-training zorgt voor een vaste basis, terwijl de teamleider zich richt op de praktijk.
Van inwerkprogramma naar een vast proces
Een goed inwerkprogramma helpt je om nieuwe medewerkers op dezelfde manier te laten starten, ook als de samenstelling van je ploeg iedere week verandert.
Wil je nieuwe medewerkers op een vaste en praktische manier inwerken? Lees meer over de Skillcircle en de mogelijkheden van 3D-trainingen voor de werkvloer.
Zien is begrijpen.